Hệ quản trị nội dung – CMS là một phần mềm quản lý việc tạo và chỉnh sửa nội dung số mà không cần biết lập trình hoặc chỉ cần có kiến thức cơ bản. CMS sẽ có giao diện trực quan nền web để người dùng thao tác quản lý mọi khía cạnh của website. Bạn có thể tạo và chỉnh sửa nội dung, định dạng văn bản, thêm hình và videos, thiết kế trang web, quản lý phiên bản, tìm kiếm truy vấn thông tin, vâng vâng. WordPress, Magento và Drupal là những ví dụ điển hình của CMS vì độ phổ biến của chúng.
Nếu không có CMS, bạn sẽ cần dùng nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau để tạo website. Bạn sẽ cần upload nội dung thủ công lên server. Website hiện đại có 2 thành: phần giao diện bên ngoài và phần quản lý bên trong (thường gọi là front-end và back-end). Front-end là phần khách truy cập sẽ nhìn thấy khi truy cập qua trình duyệt: bài viết của bạn, hình ảnh, video trên website, các trang web như “About Us” và Liên hệ. Phần văn bản được hiển thị bằng ngôn ngữ markup chuẩn gọi là HTML, phần thiết kế để tạo nên bố cục hài hòa và đẹp của trang web là do sử dụng CSS và JavaScript.
Back-end thì bao gồm database và chức năng của website. Nội dung được lưu vào database và đẩy lên từ back-end khi khách truy cập yêu cầu một trang web nào đó. Chức năng của back-end được viết bởi nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau, như PHP, Python, JavaScript, vâng vâng.
Nếu bạn sử dụng một CMS, vậy bạn không cần phải viết code cho front-end và back-end. Ứng dụng này tạo ra một hệ thống thân thiện với người dùng (quản lý bằng giao diện) chạy trực tiếp trên trình duyệt. Một hệ quản trị nội dung sẽ giúp bạn sử dụng content editor để tạo bài viết, trang web, cửa hàng trên web, và xuất bản mọi nội dung online. Bạn cũng có thể cấu hình giao diện để tạo ra những thanh menu xổ xuống, ô đánh dấu, vâng vâng. Ví dụ, đây là giao diện một trang web chỉnh sửa nội dung trên WordPress:
Với CMS, bạn không cần trực tiếp truy cập vào server và chèn nội dung vào, mà bạn sẽ dùng giao diện back-end như ở trên để nhập nội dung, phần mềm sẽ làm các công việc liên lạc với server cho bạn ngay khi bạn nhấn nút “Xuất bản”.
Hầu hết các CMSs đều giúp bạn mở rộng tính năng cho website bằng cách sử dụng plugins, extension hay themes. Mặc định, một CMS sẽ cho phép bạn tạo bài viết, trang, và thiết kế trang web. Các tính năng khác như tối ưu hóa tìm kiếm, bảo mật, newsletter, contact form và thư viện ảnh sẽ được cài riêng. Mục đích của cấu trúc này là mỗi website đều cần tính năng khác nhau và vì vậy chủ web chỉ cần cài tính năng họ cần.
Bạn không cần có kiến thức lập trình để sử dụng plugin, extension. Bạn có thể cài đặt chúng trực tiếp trong CMS chỉ với vài cú click. Tuyệt vời hơn nữa, rất nhiều plugin và extension được cung cấp miễn phí, chỉ có các bản cao cấp thì cần trả phí.
Ví dụ, WordPress có hàng ngàn plugin miễn phí trong bộ plugin chính thức của họ. Có thể, bạn đã từng nghe tới các plugin nổi tiếng bậc nhất của WordPress là Yoast SEO, W3 Total Cache, WooCommerce, và WordFence Security. Có plugin bạn có thể tích hợp vào site như là các công cụ bên ngoài như MailChimp, PayPal, Eventbrite và các plugin về mạng xã hội như là Facebook và Twitter.